외교부 당국자는 21일 "'외교행낭 운영지침'에 재외공관장이 필요하다고 인정한 사항에 대해서는 '공용'으로 판단해 외교행낭을 사용할 수 있도록 돼 있다" 면서 "주유엔대사가 반기문 유엔 사무총장실의 요청이 외교행낭 이용에 적합하다고 판정했다"고 설명했다.
반기문 사무총장실은 지난 5월 방한 때 면담한 인사와 도움을 준 행사 주최자, 호텔 관계자 등에게 감사 서한을 전달해 줄 것을 최근 주유엔대표부를 통해 요청했으며 주유엔대표부는 감사 서한을 외교행낭으로 본부로 발송했다.
이 당국자는 또 "국제기구 수장이나 정상급 인사들이 방문국 면담 인사에게 방문 후 감사 서한을 보내는 것은 국제적인 관례"라며 "이러한 서한들은 통상 외교행낭을 통해 전달됐다"고 덧붙였다.
그러면서 "특히 국제기구 수장이나 국가 원수 등이 우리 전현직 고위인사 앞으로 서한 전달을 요청하는 경우 해당국 주재 우리 공관에서 이를 외교행낭편으로 전달하는 것이 관례이며, 다른 국가들도 이런 조치를 취하고 있다"고 설명했다.
반기문 유엔 사무총장은 지난 5월 방한 당시 김종필 전 국무총리의 자택을 예방했으며 최근 친필 서신을 보내 내년을 기약하며 도움을 요청한 것으로 전해졌다.